Product Launches & Roadshows
A product launch isn’t just a show. It’s where your market starts forming an opinion about your product.
A good launch does more than create attention. It helps sales teams tell a clearer story, gives partners a reason to engage, and gives media something worth writing about.
But that only works when the event is part of a broader marketing and sales strategy. If that strategy is missing, we’ll tell you before we start planning.
Who This Is For
We work best with companies that:
- Are launching a product and want the event to drive sales – not just buzz
- Have a product that’s hard to explain on a slide – something that needs to be seen, tested, or discussed
- Want to reach clients and partners locally – city by city, market by market
- Have a partner or distributor network and want to help them sell more, not just offer another discount
- Want partners or sponsors to co-fund the event, but need a structure that makes sense for them
- Are entering a new market and need a launch that builds credibility from day one
Why a Well-Designed Launch Drives Revenue
- Hard-to-explain products sell better live - Buyers can see the product, ask questions, and compare - instead of reading a PDF.
- A launch builds awareness - a roadshow builds pipeline - One event won't reach everyone. A roadshow takes the message to the market, city by city.
- A launch builds awareness - a roadshow builds pipeline - One event won't reach everyone. A roadshow takes the message to the market, city by city.
- Partners can co-fund the event - A well-structured program can cover a significant share of the cost - especially in a roadshow format.
- A stronger market entry - A good launch builds credibility from day one - before you start selling.
- Content and media that keep working - Video, case studies, and coverage support sales long after the event. Each roadshow stop adds more.
How We Work
1.
Define the goal:
Product, audience, market context, and what the launch needs to achieve.
3.
Build the business case:
Partners, sponsorship options, budget logic, and value for everyone involved.
5.
Produce and deliver:
Stage, AV, logistics, outreach, on-site delivery, and roadshow coordination.
2.
Plan the format:
Venue for a launch, route for a roadshow, and the right experience for the audience.
4.
Design the program:
Demos, expert sessions, sales materials, and content built around buyer questions.
6.
Extend the impact:
Reports, video assets, case studies, and content your sales and marketing teams can keep using.
1.
Define the goal:
Product, audience, market context, and what the launch needs to achieve.
2.
Plan the format:
Venue for a launch, route for a roadshow, and the right experience for the audience.
3.
Build the business case:
Partners, sponsorship options, budget logic, and value for everyone involved.
4.
Design the program:
Demos, expert sessions, sales materials, and content built around buyer questions.
5.
Produce and deliver:
Stage, AV, logistics, outreach, on-site delivery, and roadshow coordination.
6.
Extend the impact:
Reports, video assets, case studies, and content your sales and marketing teams can keep using.
What Sets Us Apart
- Hard-to-demo product? Even better. – We specialize in products that don’t sell from a slide. We design formats where buyers understand the value and are ready to talk business.
- We’ll tell you if it doesn’t make sense – Wrong format, too much scale, bad timing. You’ll hear it in the first conversation – not after the invoice.
- Any scale, same standard – From 20-person partner meetings to 500-person launches with media. The format follows the goal – not the ambition.
- Media that have a reason to write – We design launches so journalists have a story – not just another press release to ignore.
Co nas wyróżnia?
- Traktujemy eventy jak narzędzie biznesowe, które wspiera firmy w realizacji ich celów.
- Mamy doświadczenie w realizacjach w USA, Europie i na Bliskim Wschodzie
- Dzięki znajomości przepisów, regulacji, procedur celnych i kultury biznesowej potrafimy unikać potencjalnych problemów.
- Działamy elastycznie: od doradztwa, przez realizację, po długofalowe wsparcie
- Stawiamy na przejrzystą komunikację, klarowne procesy i wymierne rezultaty
Good to Know:
- A launch works best as part of a broader marketing strategy. If that strategy is missing, we'll tell you before planning starts.
- Roadshow costs can often be shared with partners - a common option many companies never explore.
- A good launch isn't a one-time event. Video, case studies, and recaps can support sales for weeks or months after.
Planning a launch or roadshow? Tell us what you want to present and who it's for. We'll start by figuring out if the format makes sense.
What Does It Cost - and How Do You Avoid Wasting Budget?
The budget is not just production. It also includes promotion and post-event content – and all three need to be balanced.
Typical budgets:
- Product launch — $30,000 to $300,000+
- Roadshow — $70,000–$250,000+ per stop
How to reduce costs:
- Match the scale to the goal – not the ambition
- Share costs with partners or sponsors
- Balance the event production with the campaign that promotes it
Typy eventów, które robimy najczęściej
- Konferencje dla klientów i partnerów (w tym międzynarodowe)
- Wewnętrzne spotkania i eventy pracownicze (też z koncertami, atrakcjami, logistyką dla 200+ osób)
- Targi i eventy wspierające ekspansję zagraniczną
- Roadshow i prezentacje dla partnerów
- Warsztaty i szkolenia eksperckie
- Kameralne spotkania VIP
Nie widzisz tu swojego typu wydarzenia?
Skontaktuj się z nami – chętnie sprawdzimy, czy możemy pomóc.
Jeśli planujesz inny typ wydarzenia – odezwij się. Doradzimy, czy i jak możemy pomóc.
FAQ
Najczęstsze pytania klientów
Ile to kosztuje?
Premiera to minimum 50 tys. zł – górna granica zależy od skali i sięga sześciu zer. Roadshow liczymy per przystanek. Ale najważniejsze nie jest ile wydasz – tylko czy każda wydana złotówka ma uzasadnienie biznesowe. Jeśli premiera nie jest opłacalna w Twojej skali, powiemy to wprost. Czasem lepiej te pieniądze przeznaczyć na kampanię online albo serię mniejszych spotkań z kluczowymi klientami.
Czy pomożecie pozyskać sponsorów?
Tak – projektujemy ofertę sponsorską, wskazujemy formy ekspozycji i wspieramy rozmowy z partnerami. W wielu projektach partnerzy pokryli znaczną część kosztów produkcji. Przy roadshow to działa szczególnie dobrze – mniejsi partnerzy, którzy sami nie udźwigną eventu, mogą go współfinansować w swoim regionie.
Jak długo trwa przygotowanie?
Kameralne wydarzenie – od trzech tygodni. Duża premiera z programem sponsorskim i mediami – minimum 3 do 4 miesięcy. Roadshow to osobna historia – zależy od trasy, liczby miast i tego, czy jest to cykl krajowy czy międzynarodowy. Są roadshow, które trwają rok albo dwa lata. Planowanie zaczynamy z wyprzedzeniem, które pasuje do skali.
Nasz produkt jest trudny do pokazania. Jak to rozwiązujecie?
To jest nasza specjalizacja. Nie każdy produkt da się postawić na scenie – maszyna papiernicza nie zmieści się w sali konferencyjnej, a system ERP nie zrobi wrażenia na slajdzie. Czasem najlepiej działa demo na żywo w zakładzie klienta, czasem przygotowany materiał wideo, czasem kameralne spotkanie, na którym inżynier rozmawia z inżynierem. Kluczowe jest to, żeby nie pokazywać tylko funkcji produktu, tylko efekty, jakie daje – bo to kupuje klient. Dobieramy format do produktu i do grupy, która ma go zobaczyć.
Czy premiera wystarczy, żeby produkt się sprzedał?
Sama premiera – nie. Premiera to początek procesu, nie jego koniec. Przed wydarzeniem trzeba dotrzeć do właściwych dziennikarzy, przygotować content, który wygląda jak materiał dziennikarski – a nie jak laurka firmowa. Bo powiedzmy sobie szczerze: tekst, który gloryfikuje produkt, nikt nie przeczyta do końca. Tekst, który uczciwie pokazuje, jaki problem produkt rozwiązuje i porównuje go z tym, co jest na rynku – ten działa. Po wydarzeniu trzeba te materiały dystrybuować, nagrania wykorzystywać w sprzedaży, case studies budować na realnych efektach. To jest praca na tygodnie i miesiące. Pomagamy ją zaplanować – albo wskazujemy, co jest potrzebne poza naszym zakresem.
Czy robicie roadshow w kilku krajach?
Tak – w Polsce, Europie i USA. Przy roadshow międzynarodowym uwzględniamy lokalną specyfikę każdego rynku: święta, wydarzenia branżowe w tym samym terminie, kulturę biznesową, sposób komunikacji. To, co działa w Warszawie, niekoniecznie zadziała w Chicago – i odwrotnie. Planujemy trasę i harmonogram tak, żeby na każdym przystanku były właściwe osoby na sali.
Jesteśmy średnią firmą. Czy premiera z mediami ma sens?
Często tak – ale nie z każdymi mediami. Zamiast gonić za nagłówkami w ogólnopolskiej prasie, lepiej wejść w partnerstwo z mediami branżowymi, które czytają Twoi klienci. Przygotowujemy content gotowy do publikacji – taki, który wygląda jak materiał dziennikarski, a nie jak reklama. Bo jeśli klient przeczyta tekst i poczuje, że to laurka – nie uwierzy i nie kupi. Jeśli przeczyta uczciwy tekst, który pokazuje, co produkt rozwiązuje – zadzwoni.
Mam pytanie, którego tu nie ma. Mogę po prostu napisać?
Tak. Każdy projekt jest inny i każde pytanie jest na miejscu. Napisz – odpowiemy konkretnie, bez owijania.
Planning an Event, Trade Show, or Conference?
Tell us what you’re trying to achieve. We’ll get back to you to schedule a short, free call – and help you figure out the right format, where to put your budget, and how to approach the project.
Rather just email us?
hello@eventgurub2b.com
